電子檔案掃描分類管理工具是一個軟件工具，提供對電子圖片文件方面的處理，包括建立索引和分類等。一般來說，掃描儀和OCR軟件只是把紙質文件轉換成電子格式的圖片。Doc Sorter通過重新定義的規則可以對這些電子圖片上的信息進行歸類處理。尤其對銀行業和處理金融數據的銀行職員幫助尤大，依靠Doc Sorter處理文件的速度、精確的結果、和可靠的軟硬件結合迅速把紙質文件轉化成可處理的電子數據，給客戶帶來價值。

本軟件主要提供對電子圖像文件進行處理，既可對本地PC文件進行操作，也可配合掃描儀進行工作，可對掃描儀掃描輸出的文件，通過設置及OCR辨識，進行各種文件存放管理及文件格式轉換操作管理，從而方便對文件進行管理。

1. search
此功能通過設置本地PC查找路徑，及文件中存在的關鍵字，啟動OCR查找，還可通過設置查找文件格式及OCR檢查語言，以增進查找精度。查找結果信息將列舉在search窗口中的文件列表中，並標註每條結果的詳細信息，以方便用戶查看結果。查找結果可以XML文件形式進行保存，方便用戶以後查看查找記錄，為保證記錄信息文件安全，XML文件將自動保存至C:\Documents and Settings\用戶名 目錄下。

查找分為兩種方式，快速查找及重新查找。前者是在已經經過查找的情況下，在已經查出的文件列表中進行查找，查找速度相對較快，不需重新啟動OCR識別。後者則是根據用戶設置的查找路徑及查找關鍵字，不經過查找文件列表，重新啟動OCR識別檢測，並將重新檢測到的文件信息顯示在文件列表中，此種查找方式查找速度相對較慢。

2. sort
此功能可通過設置本地PC查找路徑，及要查找的關鍵字，啟動OCR進行查找，並將查找到的文件以剪切的方式，轉移至用戶設置的存放文件夾內。用戶可使用此功能，將本地電子圖片文件以內容關鍵字進行分類存放，起到了方便文件移動管理的作用。其中，可同時設置多個查找路徑，在多個路徑中進行集中統一查找。

用戶在設置要進行查找的關鍵字文件存放路徑之外，還要設置除設置關鍵字之外的文件存放路徑。若在查找的文件夾內沒有檢索到包含關鍵字的文件，則以剪切的方式自動存放至該路徑下。

此功能仍支持查找結果以XML文件進行保存，仍將用戶自定義命名XML文件自動保存至C:\Documents and Settings\用戶名 目錄下。與search中XML文件保存方式不同的是，Sort 結果XML保存文件方式分為追加及覆蓋兩種方式。選擇追加方式，則在先前同名XML文件的基礎上，將此次查找結果追加至先前結果之後，可實現結果累加的效果。若選擇覆蓋方式，且保存XML文件同名，則將此次查找結果覆蓋先前所有查找結果記錄，並重新進行保存。
可將設置信息進行profile設置保存。並可對profile設置進行添加，刪除，另存為操作，方便多種設置信息選擇保存管理。

3. Convert
此功能可實現對本地PC電子圖片文檔文件格式進行批量，方便，快捷轉換操作。目前可支持對：JPEG,BMP,PNG,J2K,TIFF,Image PDF, Image-text PDF, PDF-A 的格式進行互相轉換。（其中PDF, Image-text PDF由於格式標準問題不支持相互轉換）用戶可對要進行轉換的格式進行文件格式屬性設置，例如：在多個文件轉換為TIFF文件格式時，可設置將多個文件轉換合並為1個TIFF文件；文件轉換為JPGE文件時，可設置轉換後JPEG文件的質量度，等等。以此達到用戶對轉換後圖像文件的標準把握。
執行本功能，需用戶選定整個文件夾內文件或單一文件，並選定轉換後另存放的路徑或與轉換源文件存放為同一目錄下。並可設置是否刪除轉換源文件，若不想刪除轉換源文件，還可對在存放目錄下出現重名文件時，進行處理的操作選擇。軟件在此提供忽略和替換兩種操作。即若遇到重名文件存在時，是對轉換後文件進行忽略操作，還是替換原有重名文件操作。

執行轉換後，轉換文件信息及轉換成功與否的結果將詳細的顯示在文件列表中，可供用戶進行仔細查看。

4. Rename
此功能可對文件進行批量重命名操作。根據用戶設置，對選中文件進行批量重命名，並可在執行操作前，對重命名後文件命名進行預覽。執行結果將重命名後文件信息詳細顯示在該功能窗口中的文件列表中。

5．PDF Tool kit
      此功能內包括PDF Merge，Sort PDF, Split PDF, Convert to PDF/A 4種功能操作。主要針對PDF文件進行編輯及轉換操作。功能窗口右邊，可對選中的PDF文件頁進行預覽操作，並可放大，縮小進行查看。
（1） PDF Merge
此功能將對用戶添加選擇的2個以上PDF文件進行合並操作。用戶可選擇多個PDF文件，並可對其中的PDF文件頁進行重新排序，刪除編輯操作，然後將編輯好的格式順序進行PDF文件合並操作，使多個PDF文件內容經過編輯，合並為一個新PDF文件。合並前，對新文件進行文件命名，並可對新文件進行加密，軟件提供編輯Open document password及Edit document password功能。

（2） Sort PDF
此功能可對選定的PDF文件進行插入新頁，編輯內容順序，刪除頁面操作，並最後進行生成新文件並進行保存。該功能同樣支持編輯Open document password及Edit document password功能。

（3） Split PDF
此功能將對用戶選擇的PDF文件進行文件拆分操作。用戶可選擇要保留的PDF文件內容頁數（例如：選擇的PDF文件共有30頁，可選擇僅保留從第3頁保存至第6頁，並生成僅包含此幾頁的新PDF文件），及選擇要進行文件生成保存的方式。軟件提供one by one 及All in one 兩種保存方式。One by one方式，將使文件每一頁獨立生成一個PDF文件進行保存；而All in one方式，則將用戶編輯後的文件頁面，保存至一個PDF文件。

（4） Convert to PDF/A
此功能可將用戶選擇的PDF文件（PDF或Image-text PDF文件格式），轉換為PDF/A格式的文件。此操作將改變PDF文件內部符合的某些規範。

5. Scan
此功能將自動檢測當前PC連接的掃描儀型號，若有連接多臺掃描儀，則根據用戶選擇的掃描儀型號，進入符合該類型掃描儀的掃描參數設置界面，並可控制掃描儀進行掃描文件操作。方便用戶設置掃描儀掃描參數及方便控制掃描儀，無需用戶手動啟動掃描裝置。（前題是：掃描儀電源已經打開）Docsorter軟件目前僅支持Plustek公司掃描儀型號。

6. Task Schedule
在前面介紹的Search ,Sort, Convert, Rename功能，均支持Task Schedule功能。該功能真正實現了在計算機無人值守的情況下，軟件自動運行用戶設置的功能，並自動完成設置操作，保存操作結果。

用戶可通過設置任務開啟的日期及時間，對軟件預先下達執行操作的指令，當到達設置任務開啟的時間，該操作將自動運行操作，無需人工幹涉。當操作結束後，將自動記錄並保存操作的結果，並自動返回軟件主界面。使用戶無需時刻監守時間，並手動啟動軟件操作運行，為無人值守時用戶操作提供了便利。

Task Schedule 功能窗口內，將記錄當前已經預訂設置但沒有到達運行時間的任務列表。點擊各個任務，即可查看設置的任務開啟日期及時間。點擊History按鈕，還可查看已經自動執行過的任務及執行成功與否的結果，並可手動清理記錄列表，方便了用戶查看Schedule運行記錄。

7. Barcode manage
該功能可自行生成條形碼，並對生成條形碼進行刪除，查看，導出至PDF文件及打印的功能。軟件自行生成的條形碼，對掃描儀掃描進行文件分組功能中，起到了分組分隔信號的作用。例如：當掃描儀要將掃描的10張文件分成2組，便可用2張不同信息的條形碼文件，分隔在這10張文件之中，當掃描儀掃描辨識出條形碼信息，便將下一個文件進行另一組的存儲。

8. Sort Setting
該功能是掃描儀與Doc sorter軟件的接口。通過掃描儀驅動程序加載該接口程序，將掃描儀掃描的信息傳入軟件。也可說該功能模塊是掃描信息進入軟件處理的第一關。

在此模塊內，可進行文件關鍵字設置及Barcode條形碼設置文件分類。
（1） 設置文件關鍵字分類
用戶設置要進行分類的關鍵字，並設置要進行文件保存的路徑，及對查找到關鍵字的文件命名信息和保存的文件格式。軟件接收掃描儀傳輸的掃描信息，啟動OCR文字識別，若查找到用戶設置關鍵字，則自動將該文件存放至用戶設置的目錄下，並將該文件以用戶自定義命名重新命名，並以設置的文件格式進行保存。從而以實現以文件內容關鍵字進行文件分類。

（2） 設置Barcode條形碼文件分類
用戶通過Barcode manage生成Barcode條形碼，並在此設置要進行分類區別的條形碼，通過設置保存文件的格式，命名，及存放的路徑，可根據掃描出的Barocde信息進行文件分類操作。可通過Barcode信息將掃描文件分為多組。並將分組後的文件重新命名及以設置格式進行保存至設置路徑下。

除了設置進行分類存放的路徑及文件格式和文件命名，用戶還可設定不含有到關鍵字或Barcode信息的文件命名，格式及存放路徑。若在掃描儀傳輸信息文件中沒有檢測到有關設定的關鍵字或Barcode信息，則自動將該類文件轉移至用戶所設定的相應路徑下，並以用戶設定的文件格式及命名進行文件保存。
該模塊功能還可對用戶設定的某一特定文件夾路徑進行時時監控，而該文件夾即為掃描儀掃描存放文件路徑，若有文件存在於此路徑下，則自動進行分類操作。
同Sort功能一樣，Sort Setting 功能也支持Profile文件的管理。用戶可保存多種設置信息，並存為對多個Profile文件，可對多個Profile文件進行編輯，添加，刪除等管理操作。

9. 界面
電子檔案掃描分類管理工具主界面采用資源管理器樣式，並采用文件列表樹方式，可在軟件主界面窗口中，打開，關閉文件，跳轉，建立，刪除文件夾等操作。對電子圖像文件還可進行預覽，放大，縮小，向左轉向及向右轉向操作。可方便用戶通過軟件主窗口進行文件查找，建立等操作。